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Décompte de charges locatives (réagir vite à la contestation du locataire)

Croyez en mon expérience, votre monde s’écroule lorsque votre locataire conteste son décompte de charges locatives. Déjà, le premier calcul de la régularisation des charges locatives représente un gros travail. Alors, quand on vous demande de tout vérifier et recompter, c’est le drame.

D’autant plus qu’il faut répondre rapidement au locataire. D’une part, une gros écart de régularisation stresse le locataire. D’autre part, la Loi impose des délais incontournables pour justifier votre calcul.

Je vous explique dans cet article comment réagir vite à la contestation du locataire concernant son décompte de charges locatives.


Lire ici Quelles charges locatives sont comprises sur une annonce immobilière?

Découvrir ici comment Calculer une régularisation des charges locatives sans calculette

Les délais pour justifier le décompte de charges locatives en cas de contestation

Les délais fixés par la Loi

Le délai pour présenter les justificatifs au locataire

Le bailleur doit communiquer les justificatifs du décompte de charges locatives pendant 6 mois suivants la régularisation (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Depuis le 1er septembre 2015, le locataire n’est plus obligé de se déplacer pour consulter les pièces. A sa demande, il recevra ces pièces par voie postale ou par courrier électronique.

Attention: Il est inutile de cacher les justificatifs à votre locataire. Ce dernier peut récupérer par lui même la taxe d'enlèvement des ordures ménagères auprès des impôts. De plus, il peut vous demander l'autorisation de vérifier les comptes de copropriété au Syndic, notamment les charges récupérables (Décret du 27 juin 2019).

Le délai pour demander / contester une régularisation des charges locatives

Conformément à l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989, votre locataire dispose d’un délai de trois ans pour contester votre régularisation des charges locatives.

L’inquiétude du locataire

L’inquiétude du locataire en cas de solde négatif (débiteur)

Si la régularisation des charges locatives est négative, votre locataire est débiteur. Par conséquent il doit compléter ses provisions sur charges insuffisantes en versant un supplément. Parfois, les charges réelles explosent en raison de consommation privatives importantes. Il s’agit généralement de l’eau chaude ou de l’eau froide.

Lorsque l’écart entre les provisions sur charges et les charges réelles est très important, la régularisation devient source d’inquiétudes pour le locataires. Il n’a peut être pas la trésorerie suffisante pour régler la différence de l’apurement des charges locatives. Afin de ne pas aggraver la situation, il faudra probablement supprimer le prélèvement automatique des loyers et des charges.

Lire ici les bons réflexes à adopter du côté locataire: Contester régularisation des charges locatives: la méthode

L’inquiétude du locataire en cas de solde positif (créditeur)

Dans l’autre sens, le locataire peut se retrouver créditeur de la régularisation des charges locatives. Le montant devra être déduit du / des prochains loyers. Certains bailleurs pourraient être tentés d’échelonner le remboursement sur plusieurs mois. Cette démarche est interdite.

Lire ici Trop perçu de charges locatives: modalités de remboursement

Eviter une procédure du locataire

Votre attitude durant la phase amiable

Que faire en cas de mauvaise foi du locataire?

Pour les bailleurs optimistes:

Certains bailleurs pourraient se contenter de laisser le solde de la régularisation au débit du locataire. Ils savent être en droit de retirer ce montant du dépôt de garantie à la sortie du locataire.

Lire ici Apurement charges locatives & changement de locataire

Pour les bailleurs inquiets:

Vous n’avez pas à craindre une procédure judiciaire car, de toutes façons, vous êtes protégé des saisines abusives : Depuis le 1er janvier 2020, l’article 4 du décret du 11 décembre 2019 permet au juge de déclarer d’office irrecevable toute demande en justice qui n’a pas été précédée d’une tentative de conciliation menée par un conciliateur de justice, d’une tentative de médiation ou d’une tentative de procédure participative, lorsque celle-ci tend au paiement d’une somme n’excédant pas 5.000 euros.

Ne jamais négliger l’étape charnière de la Commission de conciliation

Votre locataire est donc sensé saisir la Commission de conciliation pour résoudre son problème.

Toutefois, s’il ne le fait pas, vous devez absolument répondre à votre locataire pour ne pas laisser “pourrir” vos relations. Si vos explications ne suffisent pas, vous pouvez saisir vous-même la Commission de conciliation en votre qualité de Bailleur.

Cette médiation n’est pas réservée aux locataires. Il s’agit d’une commission paritaire représentée par des propriétaires pour moitié et des locataires pour l’autre moitié.

L’énorme avantage de la Commission de conciliation consiste à recevoir des avis neutres et objectifs sur une situation particulière. A la fin de la séance, la Commission rédige un rapport. Ce dernier contient des préconisations sur lesquelles vous pouvez vous mettre d’accord avec votre locataire.

En ma qualité de Gestionnaire locative, j'ai déjà représenté des propriétaires à des Commissions de conciliation concernant la restitution de dépôts de garantie. A chaque fois, j'ai pu constater que les conciliateurs étaient très à l'écoute et très pédagogues. Les parties n'étaient pas entièrement satisfaites. Elles conservaient parfois de la rancœur. Néanmoins, elles avaient la sensation d'avoir clôturer ce dossier. Ce soulagement leur permettait de passer à autre chose "proprement".

Votre attitude durant la phase judiciaire

Si vous ne suiviez pas les conseils de la Commission de conciliation, il vous faudrait prendre conseil auprès d’un avocat spécialisé. Ce rendez-vous vous permettrait de mesurer vos chances de réussite.

Je vous déconseille d’intervenir seul. En effet, le juge suit le plus souvent l’avis de la Commission de conciliation.

Dans un immeuble collectif, attention à la psychologie des locataires

La perte de confiance des voisins

Qu’il s’agisse d’une copropriété ou d’un immeuble de rapport, les voisins savent s’ils ont un Bailleur commun. En cas de problème, ils n’hésiteront pas à se consulter.

Le cas s'est présenté une fois lorsque j'étais gestionnaire locative (je suis maintenant gestionnaire de copropriété). Je gérais un immeuble de rapport; c'est-à-dire un immeuble collectif détenu par un seul propriétaire. En cas de monopropriété, l'immeuble n'est pas soumis au régime de la copropriété avec des tantièmes. Par conséquent, le Bailleur est libre du mode de répartition.

Dans mon cas, le Bailleur avait décidé de faire supporter l'intégralité des charges locatives aux locataires dans les lieux, y compris la quotepart des logements vides. Les locataires se sont retrouvés avec des décomptes de charges négatifs. En effet, les charges récupérables relatives à l'entretien de la chaudière n'étaient plus supportées par 6 locataires mais par 3.
Mon employeur soutenait le Bailleur car nous n'étions pas en position de force. D'une part, c'était un client important. D'autre part, ce client réclamait la régularisation des charges depuis des années.

De surcroît, je reprenais un portefeuille catastrophique avec un grand turn-over de gestionnaires. Les régularisations n'avaient pas été faites depuis 5 ans.  Les locataires n'étaient pas du tout habitués à cette démarche. Ils pensaient régler un forfait de charges plutôt que des provisions sur charges.
Bien sur, je ne suis remontée "que" sur 3 ans car les articles 63 et 68 de la loi du 1er septembre 1948 visent une prescription triennale pour les baux d’habitation. Par conséquent, l'apurement des charges locatives se fait uniquement sur les trois derniers exercices. Tout ce qui n’a pas été fait avant est perdu.

Bref. Au départ, une seule locataire s'est manifestée. Comme elle ne recevait pas gain de cause, elle en a parlé à ses voisins. Finalement, tous les voisins étaient mécontents. Mail, téléphone, visites à l'agence. La situation devenait ingérable!

Quand les locataires regroupent leur action

L’union fait la force. Les locataires peuvent décider d’agir ensemble, conformément à la Loi.

Lorsque les locataires sont exaspérés, ils choisissent parfois d’agir en toute illégalité. Par exemple, ils paient leurs loyers partiellement ou en retard. Pour éviter ce genre de situation, il convient toujours de faire diligence et de justifier ses choix. En cas d’impasse, la Commission de conciliation reste la meilleure solution.

Décompte de charges locatives: Tous les outils pour régulariser vos charges locatives sans calculette

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1 commentaire pour “Décompte de charges locatives (réagir vite à la contestation du locataire)”

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