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Apurement charges locatives & changement de locataire

L’apurement des charges locatives demande quelques recherches sur le bail d’habitation et son actualité. De plus, le calcul au prorata du temps de présence est obligatoire en cas d’année de location incomplète.

Simplifiez vous la tâche en commençant par regrouper tous les documents obligatoires concernant l’apurement des charges locatives.

Dans un second temps, il vous faudra extraire les chiffres utiles et les noter sur une feuille vierge. Pour plus de praticité, vous pouvez reporter les informations dans le tableau téléchargeable ici.

Le calcul final, tenant compte de la proratisation du temps d’occupation de votre locataire, en découlera.

Les charges récupérables sont les suivantes:

A. Quelles sont les charges récupérables sur la taxe foncière?

Seule la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TOM) est à prendre en compte pour l’apurement des charges locatives car il s’agit d’une charge récupérable.

apurement charges locatives: capture d'écran illustrant un avis de taxe foncière sur lequel trouver le montant de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères

apurement charges locatives: Capture d’écran illustrant un avis de taxe foncière sur lequel trouver le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

B. Comment connaître les charges récupérables en Copropriété? dans un immeuble de rapport? dans une maison individuelle

D’une manière générale, la liste des charges récupérables à extraire du relevé général de dépenses est issue du Décret du 26 août 1987 est ici.

Les grandes catégories de charges à récupérer sur votre locataire sont les suivantes:

  1. Ascenseurs et monte-charge
  2. Chauffage collectif  en tantièmes générales sauf si des répartiteurs de chauffe ont été posés
  3. Eau froide et eau chaude en tantièmes générales sauf si des compteurs ont été posés
  4. Fonctionnement et besoins des parties communes
  5. Espaces extérieurs
  6. Taxes et redevances
  7. 100% des salaires et charges des employés d’immeuble, 75% des salaires et charges des gardiens d’immeuble qui assurent le ménage et l’entretien / sortie des conteneurs, 40% des salaires et charges des gardiens d’immeuble qui assurent le ménage ou l’entretien. La différence entre l’employé d’immeuble et le gardien est la suivante: le gardien est logé.

Attention: Les nuances sont nombreuses car beaucoup de décisions de justice sont intervenues depuis. Je détaille toute la liste des charges récupérables (décret + jurisprudence), avec des exemples, ici.

 

Pour retrouver les quotes-parts applicables à votre locataire, les documents à exploiter ne seront pas les mêmes selon les trois cas suivants:

B.1 Les charges de copropriété récupérables

Si votre bien immobilier se situe en copropriété, vous pouvez reprendre votre quote-part de charges récupérables qui figure sur l’apurement annuel des charges du Syndic. Cet apurement prend souvent la forme d’un appel de fonds.

Petit rappel sur les documents comptables envoyés par le Syndic: Chaque année, vous devriez normalement recevoir:

  • quatre appels de fonds de charges courantes,
  • l’apurement des charges de l’exercice précédent,
  • éventuellement des appels de charges travaux.

Les Syndics n’ont pas l’obligation d’établir les quotes-parts de charges locatives récupérables. Dans ce cas, vous devrez calculer votre quote-part de charges récupérables en vous basant sur le relevé général de dépense. Ce document était annexé à la convocation approuvant les comptes.

apurement charges locatives: relevé général des dépenses

Apparence du “relevé général de dépense “appelé également “état des dépenses”

Les charges du relevé général de dépense se classent en deux catégories: les charges récupérables et les charges déductibles. Pour l’apurement de vos charges locatives, vous utiliserez uniquement les charges récupérables qui sont fixées par Décret.

B.2  Répartition des charges récupérables entre les appartements des immeubles collectifs non soumis au régime de la copropriété (ou immeuble de rapport)

Si vous êtes l’unique propriétaire de l’immeuble concerné, la répartition des charges entre les appartements doit être faite en fonction de leur surface et non du nombre d’occupants. Le mode de répartition choisi doit être communiqué au locataire. Bien qu’un peu complexe, l’idéal est d’utiliser l’assiette foncière établie par l’administration française.

Les charges récupérables sont les mêmes que celles des copropriétés. Vous devrez justifier chaque charge récupérée par un justificatif (facture d’électricité par exemple).

B.3 Charges récupérables pour les logements individuels type maison

La liste des charges récupérables s’applique également. Chaque charge récupérée se justifie par une facture (électricité, eau, ménage par exemple). Généralement, le locataire a souscrit les contrats lui-même. Du coup, seule la taxe d’enlèvement des ordures ménagères compte comme charge récupérable.

2. Régularisation des charges pour une année complète

Si le locataire est resté une année complète dans les lieux, le calcul de régularisation des charges est le suivant:

Total des provisions mensuelles – total des charges récupérables = solde des charges à appeler (si solde débiteur) ou à restituer (si solde créditeur)

Attention: sur les vieux baux, il s’agissait de forfait et non de provision. Dans ce cas il n’y a pas de régularisation.

 

L’apurement des charges pour une année incomplète

A. Proratiser les charges récupérables en cas de changement de locataire

Deux situations sont possibles:

  • Arrivée du locataire en cours d’année (locataire entrant)
  • Départ du locataire avant la fin de l’année civile (locataire sortant)

L’année incomplète se répercute sur les provisions sur charges: Si le locataire n’a pas occupé le logement toute l’année, alors il n’a pas provisionné pour douze mois. Vous additionnerez uniquement les provisions sur charges réellement encaissées.

Concernant les charges récupérables, vous les proratiserez  en fonction du nombre de jours occupés par rapport au nombre de jours dans l’année. Des calculettes sur internet détermineront gratuitement et automatiquement le nombre de jours d’occupation. Toutefois, en présence de compteurs, vous utiliserez les index au lieu de la proratisation: compteur d’eau froide ou d’eau chaude, répartiteur de chauffe.

Ensuite, une fois les provisions sur charges et les charges récupérables déterminées, le calcul final est le suivant:

 

Total provisions sur charges – (total charges récupérables / nombre jours occupation X nombre jours dans l’année)

 

 

B. Retenue sur le dépôt de garantie en attendant la régularisation des charges récupérables

Attention, cette retenue est s’applique uniquement aux biens soumis au régime de la copropriété. Dans l’attente de la clôture des comptes du Syndic, vous pouvez retenir 20% du dépôt de garantie de votre locataire.
Par conséquent, dans votre calcul final, vous ajouterez cette retenue au montant des provisions sur charges.

Pour recevoir une méthode très détaillée avec des exemples de calcul, cliquer ici. Pour recevoir une méthode très détaillée avec des exemples de calcul, cliquer ici. 

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5 commentaires sur “Apurement charges locatives & changement de locataire”

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